Peranan sistem 5S dalam meningkatkan kualiti di tempat kerja

Oleh Zairul Zaha Sallehuddin

Sistem 5S juga sesuai dipraktikkan di sekolah

Sesebuah organisasi ataupun syarikat memerlukan suatu program berbentuk motivasi untuk menjadikan organisasi tersebut dicontohi dan diteladani.

Setiap jenis program kualiti seperti program 7 Habits, Program 5S ataupun program motivasi yang lain, tujuannya tetap sama iaitu meningkatkan kualiti dan produktiviti di tempat kerja. Dengan adanya program-program sebegini ia dapat membentuk jati diri pekerja-pekerja dan kakitangan sesebuah syarikat tersebut menjadi lebih kukuh dan sempurna.

Program motivasi yang agak popular di sektor-sektor perkilangan dan swasta ialah program 5S. Program 5S ini dibawa dan diperkenalkan oleh syarikat-syarikat Jepun yang beroperasi di Malaysia. Sewaktu Malaysia membangun menjadi sebuah negara industri dan bersesuaian dengan dasar Pandang ke Timur yang diperkenalkan oleh mantan Perdana Menteri Malaysia, Tun Dr. Mahathir Mohammad lewat tahun 80′an dan 90′an yang lalu membuatkan program ini mendapat sambutan yang menggalakkan. Sejauh mana keberkesanan 5S ini dan apa kaitannya dalam meningkat kualiti di tempat kerja akan kita lihat berdasarkan kepada apa yang dipraktikkan oleh program 5S itu sendiri.

5S ialah singkatan bagi lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Seiri bermaksud mengasingkan barangan yang tidak diperlukan lagi atau dengan kata lain membuang barang yang sudah tidak digunakan. Dengan ini penjimatan ruang untuk menyimpan barang-barang dapat dilaksanakan setelah barang-barang yang tidak diperlukan dilupuskan dan penyusunan dapat dilakukan dengan terurus.

Seiton pula bermaksud menyusun barang-barang dengan lebih teratur mengikut jenis-jenis tertentu supaya mudah untuk diambil apabila diperlukan kelak. Di sini kita dapat lihat akan kronologis ataupun perkaitan di antara lima susunan ataupun struktur 5S itu. Selepas membuang kita akan menyusun ataupun mengemaskini. Kemudian kita akan membersihkan seluruh kawasan tempat kerja untuk mengelakkan daripada berselerak ataupun bersepah. Aktiviti ini dipanggil Seiso.

Selepas pembersihan kita akan membuat penyelarasan dan pemeriksaan ke atas kawasan kerja dari masa ke semasa supaya kebersihan dapat dikekalkan dan menjadi amalan yang berterusan. Aktiviti ini pula dipanggil Seiketsu. Akhir sekali di dalam program ataupun prinsip 5S ini ialah Shitsuke. Shitsuke bermaksud bahawa kebersihan boleh diterima pakai oleh semua wargakerja serta melatih pekerja lain supaya mengamalkan prinsip 5S dengan baik.

Jelas di sini bahawa prinsip 5S adalah satu kaedah yang sistematik yang mampu untuk memberi peningkatan kepada kualiti di tempat kerja. Ini kerana seseorang yang telah didedahkan dan dilatih dengan prinsip 5S akan dapat mendisiplinkan dirinya sendiri tanpa disuruh oleh orang lain.

Disiplin adalah sesuatu yang kita pelajari dan turuti supaya hidup kita lebih beretika. Disiplin adalah asas tamadun dan kehidupan. Di dalam sesebuah keluarga ibu bapa akan melatih anak-anak mereka supaya berdisiplin dan berakhlak mulia. Di sekolah juga para guru akan melatih dan membimbing murid dan pelajar tentang disiplin agar mereka dapat menjadi seorang insan dan warganegara yang bertanggungjawab. Begitu juga apabila para pelajar ini telah dewasa dan melangkah ke alam pekerjaan, disiplin tetap dititikberatkan agar staff dan kakitangan sesebuah syarikat itu dapat melakukan kerja mereka mengikut peraturan. Secara tidak lansung sistem 5S telah membantu pekerja-pekerja untuk berdisiplin dan disiplin pula telah membentuk sistem kendiri kepada para pekerja.

Prinsip atau sistem 5S juga berkait rapat dengan kebersihan. Salah satu sebab mengapa sistem 5S dapat diterima di Malaysia ialah kerana agama rasmi Malaysia ialah Islam. Di dalam agama Islam kebersihan adalah merupakan asas keimanan. Para penganut agama Islam telah diajar dan dituntut untuk mengamalkan kebersihan. Apabila kebersihan dijadikan suatu keperluan di tempat kerja, ia dapat mewujudkan satu suasana persekitaran yang bersih. Dengan persekitaran yang bersih, secara automatik ia menaikkan imej korporat sesebuah syarikat. Cuba bayangkan, siapalah yang mahu berurusan dengan syarikat yang tiada etika perniagaan dan imej korporat yang rendah. Siapakah yang mahu menjejakkan kaki ke ruang pejabat yang berselerak dan tidak tersusun serta tidak menjamin keselamatan penghuni ataupun pengunjungnya. Staff dan kakitangannya pula tidak berpakaian kemas dan tidak mengendahkan lansung tentang tatacara kerja. Perkara ini boleh membuatkan pelanggan ataupun pelabur beralih ke syarikat lain.

Dengan adanya 5S perkara tersebut dapat dielakkan. 5S dapat melatih kita menjadi lebih bertanggungjawab dan berdedikasi terhadap kerja kita. Tanggapan pertama seseorang pelanggan terhadap sesuatu syarikat yang ingin beliau berurusan ialah kebersihan dan kecekapan pengurusan syarikat tersebut. Maka adalah penting untuk kita menjaga kebersihan dan imej positif. Pelanggan akan memberi tanggapan yang baik andainya tempat kerja bersih dan selesa kerana ia akan melambangkan pekerjanya yang berdisiplin dan bertanggungjawab.

5S juga mampu menukar sikap dan cara seseorang itu berfikir. Perkara asas yang akan dilatih oleh 5S ialah pergaulan. Pergaulan yang positif dan sihat membuatkan seseorang itu disenangi oleh rakan-rakan sekerjanya yang lain. Ini juga boleh mengelakkan seseorang itu daripada menjadi anti sosial ataupun dalam peribahasa Melayu disebutkan sebagai ‘kera sumbang’. Sesuatu tempat kerja yang cemerlang memerlukan keharmonian di kalangan staff dan kakitangannya. Tanpa mengira pangkat atau jawatan seseorang itu, di dalam sesebuah syarikat atau organisasi setiap anggota dikira sebagai penting dan mampu menyumbangkan sesuatu kepada syarikatnya. Setiap anggota bebas untuk menyuarakan idea atau pendapat masing-masing demi untuk mempertingkatkan keupayaan syarikat tempatnya bekerja. Andainya komunikasi antara kakitangan dan pekerja lemah, maka berlakulah perbalahan dan salah maklumat antara satu sama lain. Maka hilanglah kemesraan dan keharmonian antara satu sama lain. Perkara-perkara negatif seperti pecah amanah, curi tulang, ponteng kerja dan sebagainya akan bertambah. Jadi 5S menjadi pemangkin untuk mewujudkan satu perhubungan yang baik antara pekerja tidak kira golongan bawahan atau atasan.

Pendek kata, hasil daripada disiplin diri, semangat bekerja dan prestasi tinggi yang dipupuk oleh sistem 5S sedikit sebanyak telah menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Begitulah serba sedikit tentang peranan 5S dalam meningkatkan kualiti di sesebuah tempat kerja. Cubalah kita mencontohi semut yang rajin dan bekerjasama sebagai satu kumpulan untuk membentuk sebuah koloni walaupun menghadapi banyak rintangan dan cubaan.