Komunikasi yang berkesan melahirkan anggota berwawasan dan organisasi cemerlang

Oleh Zairul Zaha Sallehuddin

Komunikasi yang berkesan mampu memberi kejayaan kepada sesebuah organisasi khususnya kepada sesuatu pasukan

Komunikasi telah menjadi sebahagian hidup kita sejak azali lagi. Sejak bermulanya kehidupan manusia komunikasi merupakan keperluan bagi menyampaikan maklumat antara satu sama lain. Bermula dengan penggunaan bahasa isyarat kemudian terciptanya bahasa lisan, penulisan, bunyi, gelombang dan seterusnya melalui elektronik, komunikasi semakin berkembang pesat mengikut arus semasa.

Komunikasi menurut Kamus Dewan ialah perhubungan secara lansung atau dengan menggunakan alat perantara seperti surat, telefon, internet, bahasa dan sebagainya. [Kamus Dewan, 1984 : 598]

Gilbert Arthur Highet mendefinasikan komunikasi sebagai pemancaran idea dari satu pemikiran kepada satu pemikiran yang lain. Ahli sains pula menyatakan di dalam kehidupan, manusia hanya menggunakan 10% dari pemikirannya untuk berfikir. Komunikasi merupakan sebahagian daripada proses pemikiran ini.

Komunikasi sebenarnya merupakan satu proses yang melibatkan penghantaran dan penerimaan maklumat antara dua pihak iaitu penghantar dan penerima dalam bentuk perbualan dan perbuatan ataupun dikenali dengan Komunikasi Verbal dan Komunikasi Non-Verbal.

Komunikasi Verbal ialah komunikasi secara lisan. Komunikasi jenis ini terjadi apabila dua pihak berbual sama ada secara berdepan atau tidak. Penggunaan bahasa lisan diperlukan dalam Komunikasi Verbal. Komunikasi Non-Verbal pula adalah dalam bentuk gerakan anggota badan, bunyi, mimik muka ataupun dalam bentuk isyarat.

Misalannya seorang pengurus sedang berucap kepada pekerja-pekerjanya. Ucapan pengurus tersebut disambut pula dengan tepukan daripada para pekerja sebagai tanda sokongan terhadap ucapan yang telah disampaikan. Pengurus tersebut telah menggunakan Komunikasi Verbal untuk menyampaikan mesejnya manakala para pekerja pula menggunakan Komunikasi Non-Verbal.

Komunikasi berkesan akan terhasil sekiranya mesej yang disampaikan dapat diterima dan difahami dengan jelas oleh penerima. Sekiranya penerima tersalah tafsir akan maksud yang disampaikan, maka percanggahan di antara penerima dan pemberi mesej akan berlaku. Oleh itu, komunikasi yang jelas dan berkesan amat penting bagi menjamin keharmonian dan kesejahteraan antara satu sama lain.

Bagaimana untuk menghasilkan komunikasi yang berkesan? Pertama sekali kita harus bersikap positif dan percaya antara satu sama lain. Kita juga harus bersifat ramah dan mesra agar perhubungan yang baik dapat terjalin. Apabila kita berbual dengan seseorang, kita hendaklah hormat terhadap pendapat dan pandangannya. Gunakan bahasa yang mudah difahami. Berikan arahan yang jelas dan jitu sewaktu menyampaikan arahan. Arahan yang jelas dapat mengelakkan kerja dilakukan dua kali dan sekaligus meningkatkan produktiviti kerja. Janganlah kita membangkang atau membantah pendapatnya sekalipun kita tidak bersetuju kerana perbuatan itu boleh menyebabkan seseorang menjadi tersinggung, sebaliknya kita boleh menyuarakan pendapat kita tanpa menimbulkan perbalahan atau konflik dengan cara meminta izin untuk memberikan pandangan atau idea kita sendiri.

Komunikasi yang baik terhasil seandainya kita menyiasat dahulu latar belakang orang yang kita ajak berbual contohnya di antara pengurus dan pekerja. Seseorang pekerja itu mestilah mengetahui apakah agenda atau topik yang hendak dibualkan. Sebagai pekerja jadilah seorang pendengar yang aktif dengan sentiasa peka terhadap apa yang disampaikan dan sentiasa bersedia dengan jawapan jika secara tiba-tiba diajukan soalan. Tunjukkan mimik muka yang berseri dan ikhlas. Wajah yang manis dan bersih membuatkan orang senang berinteraksi. Mimik muka yang serius dan garang menyebabkan orang takut hendak berbicara dan menghampiri kita.

Dalam sebuah organisasi apabila suatu mesyuarat atau sebarang perjumpaan diadakan, pengurus ataupun pengerusi haruslah menggalakkan pekerja untuk memberikan idea dan pandangan. Sebutkan nama seseorang ketika berinteraksi dengannya supaya kelihatan lebih mesra. Tonjolkan gerak fizikal, gerak isyarat dan mimik muka yang tidak keterlaluan sewaktu bercakap.

Bagaimanapun terdapat beberapa halangan yang dapat menjejaskan komunikasi. Pertama sekali suasana bising di tempat kerja boleh menyebabkan komunikasi yang baik terganggu. Anggapan umum terhadap seseorang juga boleh mengurangkan minat untuk berkomunikasi seperti seseorang itu membosankan, kurang pengetahuan ataupun sombong.

Dengan anggapan-anggapan negatif sebegitu kita kurang menumpukan perhatian apabila berinteraksi dengannya. Kita sering hendak menamatkan perbualan dengan seberapa segera. Pemikiran yang tertutup juga menghalang daripada terjadinya komunikasi yang baik. Lazimnya seseorang yang agak pasif dan tidak boleh menerima teguran atau nasihat akan memberontak ataupun mengasingkan dirinya daripada kelompok yang lain. Pengurus juga tidak sepatutnya melabel seseorang pekerja kerana para pekerja yang dilabel lebih suka menyendiri dan tidak mahu terlibat dalam sebarang aktiviti ataupun majlis. Ini akan melemahkan organisasi tersebut.

Seseorang yang suka bercakap dan sentiasa memotong percakapan orang lain juga merupakan satu masalah dalam komunikasi. Perbuatan ini boleh menjejaskan komunikasi dua hala kerana selalunya hanya sebelah pihak sahaja yang akan bercakap. Komunikasi jenis ini dipanggil komunikasi diktator.

Menurut Henry Mintzberg terdapat tiga peranan penting komunikasi dalam organisasi iaitu peranan antara perseorangan, peranan maklumat dan peranan untuk membuat keputusan.

Daripada ketiga-tiga peranan ini jelas menunjukkan bahawa komunikasi yang berkesan harus lahir dari diri sendiri dahulu sebelum dapat membentuk sebuah organisasi yang cemerlang. Anggota yang dapat berkomunikasi dengan baik di kalangan anggota yang lain mampu untuk menjadikan suasana yang harmonis di tempat kerja. Selalunya anggota sebegini akan sering diketengahkan atau dikedepankan untuk dijadikan sebagai jurucakap. Setelah mengetahui akan ciri-ciri yang diperlukan untuk menghasilkan komunikasi yang berkesan, secara tak lansung anggota tersebut dapat membentuk peribadinya sekaligus menjadikan dirinya seseorang yang berwawasan.

Menurut pakar motivasi Abdullah Hassan dan Ainon Mohd di dalam buku Komunikasi di Tempat Kerja, terdapat empat faktor yang paling mempengaruhi kejayaan di tempat kerja iaitu pertama keupayaan mendorong diri sendiri. Kedua, keupayaan mendorong individu-individu lain. Ketiga, kemahiran berkomunikasi dan keempat barulah kepakaran teknikal.

Daripada fakta yang diberikan, kita dapat lihat bahawa kemahiran berkomunikasi memang diperlukan untuk mempertingkatkan prestasi diri sebagai seorang anggota yang berkaliber. Dengan komunikasi berkesan kita dapat mempengaruhi orang lain agar menurut jejak langkah kita. Melalui kemahiran berkomunikasi juga kita dapat menimba ilmu pengetahuan dan kepakaran daripada orang lain.

Apabila semua anggota dapat berkomunikasi dengan berkesan, imej syarikat ataupun organisasi juga akan berkembang. Sesebuah organisasi akan cemerlang apabila anggota-anggotanya mampu untuk berkomunikasi dengan baik dan berilmu pengetahuan. Kemahiran untuk berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain adalah tergolong dalam jenis kepintaran yang disebut kepintaran emosional atau emotional intelligence.

Sebagai anggota yang berwawasan, latihlah diri untuk berkomunikasi dengan berkesan, menyampaikan mesej atau maklumat dengan cara terbaik bagi mencemerlangkan sesebuah organisasi kerana hanya komunikasi yang berkesan sahaja dapat melahirkan anggota yang berwawasan dan organisasi cemerlang.